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Développement et usage d’un site Internet communal collaboratif

 

Développement et usage d’un site Internet communal collaboratif

La commune de Saint-Symphorien sur Coise a engagé en Février 2006 un projet de création de site Internet.

Elle a opté pour un outil de publication sur Internet sous licence GPL (SPIP 1.9) et l’hébergement gratuit (Erasme) mis en place par le conseil général du Rhône.

Un an après l’ouverture au public du portail http://www.saint-symphorien-sur-coise.fr, Chrystèle Girard chargée du projet, a accepté de répondre à nos questions et revenir sur l’expérience des mois passés au développement de cet outil.

Ce témoignage peut être une base de discussion utile pour les communes ayant des projets similaires, en lien ou en complément avec les sessions d’informations organisées par l’Association des Maires du Rhône. [1]


Etat des lieux de la commune

Pouvez vous nous rappeler les chiffres clefs de la vie communale de Saint Symphorien sur Coise ainsi que les moyens de communication utilisés avant la création/refonte du site Internet ?

SSSC :
- Nombre d’habitants : 3400
- Nombre de personnes travaillant dans l’équipe municipale : 10 (temps partiel)
- Nombre d’associations : une cinquantaine
- Nombre de collèges et écoles : 7
- Moyens de communication utilisés avant la création/refonte du site Internet : presse, affiches, flyers

Point sur la vie du site

Après une année écoulée, quels sont les chiffres clefs de la vie du site : nombre d’articles rédigés, évaluation des visites quotidiennes, nombre de rédacteurs actifs, ect ?

SSSC :
- Lancement officiel le 25 novembre 2006
- 30000 visites
- 60 rédacteurs ont été formés parmi le personnel de la mairie, les associations, les écoles
- Un comité de rédaction : 7 personnes qui se réunissent environ toutes les 6 semaines.
- 740 articles en ligne actuellement
- 1300 articles rédigés depuis le lancement

Calendrier de la mise en place du site

Pouvez vous nous indiquer les principales étapes de la mise en place de votre site depuis le mois de Février 2006 (conception et fonctionnement) ainsi que le calendrier associé ?

Phase d’étude (février à juin 2006)

- définition des moyens :

  • désignation d’un chef de projet
  • cahier des charges sommaire
  • constitution d’un groupe projet (chargé de faire des propositions) et d’un comité de pilotage (décideur)

- étude des besoins – politique éditoriale

  • enquête auprès des agents de la mairie (avis sur la création d’un site, ce qu’ils en attendent, les thèmes )
  • enquête envers le public (bulletins en mairie, médiathèque…) : sur l’accès internet, les informations qu’ils souhaitent trouver, suggestions
  • enquête auprès des commerçants de la commune (sur l’accès internet, les informations qu’ils souhaitent trouver les concernant , coordonnées précises, site / adresse e-mail )
  • élaboration d’un projet de budget
  • formation à la conception de site et stratégie éditoriale (enpartenarait avec le centre Erasme et l’association des maires du Rhône)

Phase de création (juillet à novembre 2006)

- affinement de la charte graphique
- travail sur l’arborescence
- utilisation des données des autres sites (autres collectivités)
- référencement
- création des articles – validation
- recherche / prise de photos
- conception de vidéos
- nom de domaine
- installation et hébergement de SPIP par le conseil général du Rhône (portail communal Erasme)
- formation à l’administration et la rédaction sous SPIP (AMR module 2)
- formation des rédacteurs internes (associations, clubs sportifs, pompiers, ect)

Phase de fonctionnement et d’amélioration (depuis janvier 2007)

- exploitation
- amélioration de la charte graphique et des aspects fonctionnels du site
- commande d’animations flash
- formations techniques complémentaires : Flash, XHTML, CSS, langage de mise de forme SPIP

Organisation et répartition des tâches

Quelle est l’organisation et la répartition des tâches qui a été choisie
(au sein de la mairie, intervention de prestataires extérieurs, formation...) lors des différentes phases ?

SSSC :
- Depuis novembre 2006, un comité de rédaction définit les grands thèmes des semaines à venir. l’ensemble des rédacteurs rédige pour le domaine qui le concerne (ex : les associations)

Quelles difficultés avez vous rencontré au niveau de l’organisation du projet ?

SSSC :
- La plus grande difficulté consistait dans la coordination de l’avancement du projet et les dates de formation : il manquait à certaines périodes des connaissances « techniques » pour permettre au groupe projet d’avancer et lors des journées de formation technique, nous n’avions pas assez travaillé sur la charte graphique, par exemple
- D’où la nécessité de travailler plus en amont entre le chef de projet et les formateurs pour détailler le programme de chaque journée de formation. A mon avis, chaque séance de formation devrait être précédée d’une réunion de préparation très complète.

Phase de conception et de développement

A combien estimez vous le nombre de jours/hommes investie par la mairie pour cette phase ?

SSSC :
Difficile à estimer. Très prenant …car très intéressant… forte implication de tous les membres du groupe projet : le travail le plus important a consisté en la rédaction des articles et la définition de la charte graphique.

Pouvez vous donner l’ordre de grandeur des dépenses engagées pour un projet de site Internet tel que le votre (prestations extérieures, hébergement du site, formation, ect) ?

SSSC :
Dans la phase 1 (création) :
- 0 euro en investissement : matériel, logiciel, hébergement
- Environ 2000 euros de fonctionnement : accès Internet, nom de domaine, formations, communication

Dans la phase 2 (fonctionnement et amélioration) :
- Environ 2000 euros d’investissement : achat de license (flash et photoshop) et commande de prestations d’animations
- Environ 1500 euros de fonctionnement : formations

Phase de fonctionnement

Pouvez vous quantifier la charge que représente pour la mairie la gestion de ce site maintenant qu’il est en exploitation (administration, gestion éditoriale, assistance aux rédacteurs) ?

SSSC :
- administration : 4h/semaine
- Gestion éditoriale : 3h/semaine
- Conception des animations (flash) : 2h/semaine (moyenne)
- Assisitance aux rédacteurs : 1h/semaine (minimum)

Le travail collaboratif

Vous avez choisi d’ouvrir les contributions de votre site au maximum d’acteurs de la vie locale de votre commune, en utilisant une chaîne de publication validée par des administrateurs.
Quelle est la nature des intervenants ?

SSSC : Associations, club sportif, pompiers, comité des fêtes, services publics locaux, agents communaux, etc. Les rédacteurs sont désignés par les présidents d’associations, par les responsables hiérarchiques pour les autres.

Quels retours d’expérience tirez vous de la publication collaborative sur le site ?

SSSC : intéressants – nouveaux contacts – apprécié par les associations – bons retours - une nouvelle façon de travailler - ouverture vers des partenaires associatifs

Celà modifie-t-il la manière de fonctionner ou les relations à l’intérieur de la commune ?
SSSC : oui

Quels en sont les aspects positifs ou les principales difficultés liés à cet aspect ?

SSSC : L’hétérogénéité des profils des rédacteurs (maîtrise de l’informatique ou pas) est source de difficulté. Nousa vons du venir en aide à des rédacteurs en difficultés. le principal point positif est la liberté laissée aux rédacteurs (associations, écoles) qui rédigent ce qu’ils souhaitent sous leur responsabilité.

Et maintenant ?

Quelles en sont les évolutions ou les améliorations à venir ?

SSSC : Des outils plus affinés pour analyse la gestion éditoriale, les visites - mettre en place une nouvelle formation plus adaptée au profil des rédacteurs. le souhait que SPIP évolue vers plus de simplicité. le souhait que SPIP intègre un module "accès malvoyants".

Quels recommandations donneriez vous à d’autres communes qui entreprennent cette démarche (conditions de réussite et freins) ?

SSSC : Fonctionnement en mode projet très adapté à ce travail mais très prenant. Nécessité d’un fort soutien de la municipalité.

[1Notes Erasme :

Ce projet multimédia a la particularité de jouer la carte du travail collaboratif en impliquant les associations et les acteurs publics locaux au processus de rédaction sur le site.

La modularité des systèmes de publication libres (SPIP, Joomla, Drupal) ouvre la possibilité de démarches locales originales tout en démontrant que les petites et moyennes collectivités peuvent être autonomes dans la gestion d’un système d’information sans compétences techniques particulières :
- gestion du contenu du site
- administration et gestion éditoriale
- dans une certaine mesure, modification de la mise en forme

Le choix de solutions libres permets de concentrer l’investissement dans des sessions de formation pour développer un savoir-faire au sein même de la commune et démultiplier la maîtrise de l’outil à plusieurs personnes (ou des doublons de compétence).

D’autres retours d’expérience communales peuvent trouver leur place au sein de cet espace de publication sur les usages des outils numériques de communication et de travail dans le Rhône.

mercredi 28 novembre 2007 par Patrick Vincent, Christele Girard (SSSC)