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Construire un espace de travail collaboratif en réalité virtuelle

mardi 30 juin 2020

 

Construire un espace de travail collaboratif en réalité virtuelle

Quelles sont les différentes approches pour construire son espace de réalité virtuel dédié au travail collaboratif ?

Alors que pendant deux mois la réalité s’est retrouvée confinée entre quatre murs, il a fallu trouver de nouvelles façons de collaborer avec nos collègues, de nouvelles manières d’explorer et d’innover ensemble. Ainsi, nous avons testé une miriade d’outils en ligne : le très souple Notion , l’approche visuelle de Mural, le mur de post-its par Miro, les joies et les difficultés de la visioconférence avec Jitsy pour ne citer que ceux-là.

Ces alternatives au présentiel nous ont permis de poursuivre une partie de nos activités, voire d’en réinventer, en imaginant par exemple nos premières séances de design thinking à distance [1]. Le déconfinement nous permet de reprendre progressivement nos activités à l’urbanLab. Cette reprise nous éclaire sur les manques que nous pouvions avoir avec les outils précédemment cités :

  • cohérence : la multiplicité et le manque de lien entre les espaces de travail pouvaient perdre même les plus grands baroudeurs d’entre nous
  • immersion : l’inspiration précède l’innovation. En immergeant nos participants dans des lieux ou dans des technologies via le showroom de l’urbanLab, nous créons les conditions favorables aux séances de créativité. Malheureusement, l’immersion dans des diaporamas 2D ou des vidéos sera toujours moindre en comparaison de l’espace réel, tridimensionnel et interactif.
  • convivialité : se sentir physiquement, proche de ses collaborateurs, demande un gros effort d’imagination dans une visioconférence. La tâche est bien plus aisée quand ce même collaborateur s’invite dans le même espace, en réel ou sous forme d’avatar.

Élaboration des plans

L’ensemble de ces points nous invite à imaginer le Second Lab [2], miroir immersif fait de 0 et de 1 du lab physique. La réalité virtuelle nous attendait, consolidée depuis une dizaine d’années. Elle est à présent considérée comme une technologie fiable et industrialisable après avoir dépassé en 2017 la "pente de l’illumination" du fameux cycle de l’engouement réalisé annuellement par l’entreprise Gartner.

Il a d’abord fallu dessiner les plans d’un tel lieu virtuel. A défaut de réfléchir aux circuits d’eau et d’éléctricité, nous nous sommes penchés sur les fonctionnalités nécessaires qu’implique un lieu d’innovation publique. Pouvoir faire des visites immersives et des démonstrations de dispositifs est un premier prérequis, rapidement rejoint par le besoin de se réunir dans des espaces dédiés à différents formats. La diversité des espaces est proportionnelle à la diversité de nos formats : simples salles de réunion, agoras et salles de conférence, salles d’idéation avec tableaux blancs / post-its / murs modulables, lieux d’échanges informels... Et quitte à se retrouver dans des espaces 3D, laissons nous la possibilité de pouvoir prototyper des objets eux aussi en 3D, et pourquoi pas, des espaces complets.

Plusieurs contraintes s’imposent aussi dans la création de ce lieu. Il doit être accessible sans équipement de réalité virtuel, avec un niveau d’interaction et de fluidité satisfaisant sur ordinateur afin d’en démocratiser l’utilisation. Le mobile représente une part croissante des usages professionnels et doit donc aussi pouvoir être une porte d’entrée.

La casquette de l’architecte déposée, il est temps d’enfiler le casque du batisseur. 3 scénarios se sont alors présentés :

  • utiliser une application clé en main
  • écrire de nos mains les lignes de code qui traceront les murs du Second Lab.
  • déléguer la construction d’un site sur mesure

Utiliser une application clé en main

De nombreux outils permettent de créer un espace très rapidement. Les plus aboutis tels Spatial ou Glue offrent des espaces collaboratifs avec tableaux blancs, murs de post-its, partage d’écran ou de documents, chat... D’autres outils présentent moins de fonctionnalités mais sont suffisants pour animer des réunions ou des séances de travail avec des partages d’écran et de documents comme Dreamos et Hubs Cloud de Mozilla. Sur ces deux derniers, il suffit littéralement d’un unique clic pour créer une salle de réunion en réalité virtuel. Ils incarnent ainsi une alternative rapide, efficace et engageante aux traditionnelles solutions de visioconférence.

Les applications clés en main de création d’espaces de travail en 3D sont simples et satisfaisantes pour l’animation de réunion et de séance de créativité. Toutefois, elles ne permettent pas de créer un espace personnalisé, éditorialisable, connecté avec d’autres outils, ouvrant des portes sur divers salles et usages. Ils viennent donc compléter la longue liste des outils collaboratifs sans en devenir un élément structurant.

L’ensemble des résultats de notre veille d’outils clés en main peut se retrouver ici.

Développer une solution sur-mesure

Pour satisfaire notre besoin de créer un espace personnalisable nous pouvons décider de le développer en interne. Cela requiert des compétences et engage des coûts et des temps de développement important mais nous permet de garder une totale maitrise sur le Second Lab. Développer notre espace en interne passera par des technologies telles que la référence en matière de réalité virtuelle : Unity ou des équivalents open source comme OSVR .

Conclusion

La nécessité d’un lieu immersif ne fait aujourd’hui plus de doute lorsqu’il s’agit de proposer de nouvelles façons d’innover en collaboration avec les services de la métropole, les entreprises et les citoyens. Le marché de la réalité virtuel, à présent mature, offre pléthore de solutions parmi lesquelles chacun peut trouver la plus adéquate en fonction de ses besoins, choix que nous sommes en train de faire.
Le chantier du Second Lab étant à présent lancé, nous espérons pouvoir vous y inviter prochainement ! Dans l’attente, la réflexion continuera dans un prochain article sur les différents impacts de la réalité virtuelle sur le travail collaboratif et l’innovation.

[2lien vers l’article de David

dimanche 27 septembre 2020 par Anthony Angelot